Cómo facturar en Estados Unidos
Los sistemas impositivos, rigiéndose por los mismos principios, no concurren en la misma metodología, la cual se adecúa a las leyes, reglamentaciones e incluso la idiosincrasia de las naciones. Más y más personas de habla hispana que abren su LLC en USA deben adecuarse al extremadamente exigente sistema de impuestos y relacionados en el que entra la manera de cómo facturar en Estados Unidos que nos atañe y vamos a describir metódicamente.
Cómo facturar en Estados Unidos
La IRS (Internal Revenue Service) que es como se llama la oficina de impuestos o hacienda en Estados Unidos, es extremadamente metódica en cada área de su competencia y exige por igual a la ciudadanía propia o foránea.
En el caso de las LLC que se abren desde España o América Latina, existe un formato bastante extenso de cómo facturar en Estados Unidos, pero que hemos sintetizado para que se siga de manera metódica y así lograr cumplir el cometido esperado.
Una acotación propicia: Si eres de habla hispana, procura facturar en español; y mantente al tanto de las sugerencias o cambios que el IRS haga al respecto.
La forma de cómo facturar en Estados Unidos implica:
Colocar los datos del emisor: Toda la información empresarial y/o personal (nombre completo, dirección y número de identificación fiscal –NIF-).
Datos del destinatario: Este puede ser tanto una persona como una empresa, por igual se incluyen su nombre, dirección y NIF.
Fecha de emisión: La factura ha de registrarlo tanto para mantener un seguimiento de las transacciones como respaldar cualquier auditoría o investigación.
Número de factura: Es un número único diseñado para facilitar la organización y el seguimiento (por usuarios, compradores y/o autoridades, según el caso).
Descripción de servicios o productos: La manera de cómo facturar en Estados Unidos implica el enumerar todos los servicios o productos facturados, con detalles como cantidad y precio unitario.
Cálculo de impuestos: Estos incluyen tanto a los impuestos pertinentes según las leyes fiscales del estado correspondiente en EE.UU. como a la Ley Federal.
Total a pagar: Es la suma de todos los conceptos con el fin de determinar el monto total que debe ser abonado.
Métodos de pago: Este detalla las formas de pago aceptadas, como efectivo, cheque, conexión entre dispositivos y monedas virtuales o transferencia bancaria; además ha de proporcionar instrucciones para realizar el pago.
Términos y condiciones: De aplicar términos especiales (plazos de pago o penalizaciones por retraso), hay que asegurarse de mencionarlos, so pena de multa por omisión fiscal (intencional o no).
Cada persona con una LLC en Estados Unidos debe mantener un respaldo de las facturas que puede extenderse hasta por 10 años (se deben consultar las leyes del Estado donde se fija el domicilio de dicha LLC, ya que cada Estado es autónomo en su metodología sobre cómo facturar en Estados Unidos).
Forma de generar una factura
El invoice (factura, en inglés), conlleva este proceso de inclusiones rutinarias pero de ley, que son la manera estandarizada de cómo facturar en Estados Unidos:
Número de Identificación Fiscal (EIN): Antes de facturar se ha de tener un EIN de la IRS, que le identifica como contribuyente y habilita para hacer negocios en USA.
Información Obligatoria: La factura debe incluir estíos datos esenciales: Nombre (persona o empresa), dirección y EIN. Añadir el nombre y dirección del cliente a quien se factura.
Número Único de Factura: Cada factura ha de tener un número distintivo (secuencial o alfanumérico), para facilitar la organización.
Fecha de Emisión: Día y hora de expedición de la factura.
Detalle de los Productos o Servicios: A saber: Descripción completa de lo facturado, con cantidades, precios unitarios y subtotales, incluyendo los impuestos pertinentes como el Sales Tax.
Suma Total: Cálculo del importe total al sumar los subtotales e impuestos.
Condiciones de Pago: Se deben definir claramente los plazos y métodos de pago aceptados.
Archivo de Facturas: Guarda una copia de cada factura para tus archivos y obligaciones fiscales. Los softwares fiscales oficiales o autorizados son la mejor manera de respaldo digital que existe; es emplazado por el IRS.
Nota de valor a quienes manifiestan interés en la manera de cómo facturar en Estados Unidos
Deben recordar que las regulaciones pueden –y van a- cambiar dependiendo del Estado, por lo que se recomienda la consulta con un profesional en servicios de contabilidad o fiscalidad, como de abogados o páginas especializadas en el ámbito tipo EZfrontiers.com para asegurar la conformidad con todas las leyes y reglamentos al emitir facturas en EE. UU, ya que uno de los delitos más graves en territorio estadounidense, es todo aquel que se relacione a las incorrecciones relacionadas al sistema tributario, sean o no connacionales los responsables.
